Elbette Davranış Kuralları ancak üzerine yazıldıkları kağıt kadar değerlidirler. Kuralların yürütülmesi de gerekecektir. Büyük çaplı şirketler, daha küçük şirketlerin imkanlarının ötesinde olabilecek karmaşık denetim ve uyum sistemlerine sahiptirler. Bununla birlikte, şirketiniz içinde kontrolü sağlamak için yapabileceğiniz bazı şeyler vardır:
Önleme
Tavrın Yukarıdan Belirlenmesi
Uyum konusunda liderlik, şirketin bütün seviyelerinde gereklidir, fakat CEO veya Başkanın da fikre kendini tamamen adamış olduğunun görülmesi gerekmektedir. Üst yönetimin bir kayıtsızlık hissi uyandırması durumunda çalışanlarınızın kurallara uyması olası değildir. Üst yönetimin kurallara uymadığının algılanması durumunda ise etkili bir uyum sisteminin korunmasının mümkün olmadığını söylemeye bile gerek yoktur.
CEO, etik iş yapma konusunda çalışanlarla ilişkide olmak suretiyle Tavrı Yukarıdan belirleyebilir. Bazı şirketler Davranış Kurallarını tartışmak için düzenli oturumlar düzenlemektedirler. Bunlar CEO’nun temiz iş yapma konusundaki taahhüdünü gösterebilmesi ve ayrıca çalışanlardan pazarda karşı karşıya kaldıkları bazı yolsuzluk zorlukları hakkında bir şeyler öğrenebilmesi için son derece önemli fırsatlardır. Üst ekibe risklerin daha fazla farkına varması ve şirketi korumak için önlemler alması konusunda yardımcı olacaktır
Tavrın Yukarıdan Belirlenmesi aslında iki yönlü bir etkili haberleşme yoludur.
Bir Etik ve Uyum Yöneticisi Atayın veya Uyumla İlgili Sorumluluklar Tayin Edin
Bunun için yeterli personeliniz varsa bir Etik ve Uyum Yöneticisi (EUY) atayın.
Bu, Baş Hukuk Müşavirinin ek bir sorumluluğu olabilir – fakat en büyük şirketlerde hukuk ve uyum işlevleri ayrılmıştır. Her durumda bu sorumluluk doğrudan şirketin başına veya yönetim kuruluna bağlı yeterli bir personele verilmelidir. Daha küçük şirketlerde bu mecburen bir yöneticinin başka sorumluluklarının sadece bir parçası olacaktır. Yöneticinin güçlü bir hukuk arka planının olması zorunlu değildir. Hukuk bilgisi kadar,
EUY’nin bütün çalışanların güvenini kazanmasını sağlayacak yönetim becerileri de önemlidir. En iyi etik ve uyum yöneticileri denetçi değil eğitimcidir ve ekibiniz tarafından işi önlemeyi hedefleyen engeller değil, daha iyi iş yapılmasını kolaylaştıran kişiler olarak algılanmalıdırlar.
Şirket Fonlarının İdaresi Konusunda Net Yönergeler Oluşturun
Şirketinizdeki en yüksek risk ihtiva eden işlevler olasılıkla bir tür mali muameleyle en yakından ilgili olanlardır:
- başka şirketlerin satın alma müdürleri ve satış müdürleriyle en yakın teması olanlar
- satın almadan sorumlu olan veya izin ya da yetki veren kamu görevlileriyle teması olanlar
- özellikle de nakit olmak üzere para ödeyen veya alanlar
Bazı basit kuralların şirketinizin varlıklarının, mali durumunun ve itibarının korunmasında büyük yararı olabilir. Aşağıda bazı örnekler verilmiştir:
- Elektronik olmayan bütün ödemeler daima destekleyici belgelerle desteklenmelidir
- Bütün nakit çekimleri kaydedilmeli ve imzalanmalıdır
- Nakit ödemeleri ve alımları küçük muamelelerle sınırlandırılmalıdır – fonlarla yapılacak satın alımlar için bir tavan bulunduğundan emin olun
- Bu fonlarla yapılabilecek satın alma türlerini tanımlayın
- Çalışanların kişisel kullanımına yönelik nakit avanslarını sınırlandırın
- Belli bir meblağın üzerindeki bütün ödemeler birden fazla kişinin imzasını gerektirmelidir
- Herhangi bir şey satın almadan önce birden fazla tedarikçiden fiyat aldığınızdan emin olun.
Müşterilerinizi, Tedarikçilerinizi ve İş Ortaklarınızı Tanıyın
Müşterilerinizi, tedarikçileriniz ve iş ortaklarınızı tanımanın önemi o derece kabul görmüştür ki bunun için özel bir kısaltma bile vardır: “KYC” veya “Müşterini Tanı”. Hatta birçok büyük banka, müşterilerinin bankacılık sistemini kara para aklama için kullanmadığından emin olmaktan sorumlu bir KYC müdürüne bile sahiptir.
Müşterileriniz, tedarikçileriniz ve iş ortaklarınız hakkında daha fazla bilgi almanın birkaç yolu vardır.
En basiti, iş yaptığınız şirketler hakkında basit bir internet araştırması yapmaktır. Her durumda bu şirketlerin mali durumunu öğrenmeniz gerekecektir, o halde hazır bunu öğrenirken kamu nazarındaki itibarları, pazarlarındaki sorunları ve sahiplerinin kimliği hakkında da bilgi edinin. Büyük çaplı işlemlerinizin bulunduğu veya birleşme veya iktisap gibi daha önemli anlaşmalar yaptığınız şirketler için bir durum tespiti yapması amacıyla dışarıdan bir uzmana da başvurabilirsiniz.
Çalışanlarınızı Tanıyın
Çalışanlara olan yaklaşımınız iş ortaklarınıza olan yaklaşımınıza benzer olmalıdır. Elbette ki çok küçük şirketler aileler tarafından işletilebilir ve çalışanları ile müşteri ve tedarikçi ağları da herkesin birbirini tanıdığı geniş bir aile olabilir. Fakat işletmeniz belli bir büyüklüğe ulaştığında yabancıları işe almaya başlayacaksınız: geleneksel kişisel ilişkilerin süreceği varsayılmamalıdır. Son yıllardaki yolsuzluk skandallarının birçoğuna bütün bir şirketin etik dışı rekabet uygulamaları değil, gevşek kurallardan, zayıf denetimden ve güçsüz bir kurum kültüründen yararlanan ahlaksız bir çalışan yol açmıştır. Mülakat sırasında adayın yolsuzlukla ilgili görüşlerini öğrenmeye çalışmalısınız. Zor bir karar vermek zorunda kalabilirsiniz: – aradığınız bütün ticari ve profesyonel niteliklere sahip olan fakat uyumun temel kurallarını çok az anlamış veya hiç anlamamış bir adayla ilgili olarak ne yapılmalıdır. Kararınızı verdikten sonra daima önceki işverenlerden referanslar almalısınız. Bazen bu daha şekilsel olarak yapılır – mektup alışverişi yeterli kabul edilir. Fakat yeni bir çalışanı neyin harekete geçirdiğini veya motive ettiğini gerçekten anlamak istiyorsanız onun önceki işvereniyle görüşmeniz yararlı olacaktır.
Bir uyarıda bulunmamız gerekir – bazı adayların sabıka kaydı bulunabilir ve bu da işe alınmamalarının gerektiği anlamına gelmez. Sabıka kaydının kanıtı dosyaya konmalı ve dikkate alınmalıdır. Çalışan bu konuda açık olduğu sürece bu durum işe alınmasına bir engel teşkil etmemelidir.