Birçok ülkede müşterilerinizi eğlendirmek veya hediye vermek iş yapmanın normal bir parçası olarak kabul edilmektedir. Bir saygı göstergesidir ve iyi niyeti sağlamlaştırmaktadır. Bu karşılıklı olabilir – size bir hediye verilmiştir ve siz de karşılığında bir şey vererek bu jesti kabul etmek istersiniz.
Sorun, fazla ileri gidebilecek olmanızdadır. Yurtdışına bir seyahat veya lüks bir yemek gibi orantısız bir hediye müşterinize – ve rakiplerinize veya yürütme organlarına – fiilen rüşvet verdiğiniz yönünde bir mesaj iletebilir. Hediyeniz müşterinizin kararını sizin lehinize etkiliyorsa aslında rekabete aykırı bir davranış sergilemiş olursunuz.
Hediye bu amaçla verilmemiş olsa bile algı bu yönde olabilir; gri bölgeye girmiş olursunuz ve sınırı aşmamak için dikkatli olmanız gerekir.
O halde, neyin sınırı aştığını nasıl belirleyeceksiniz?
Davranış Kurallarınızın bir parçası olarak net bir “Hediye Politikası” oluşturmanız gerekecektir. Bu, uygun, uygunsuz veya şüpheli hediyeleri tanımlayacaktır. Politika hediyelerin hem verilmesini hem de alınmasını kapsayacaktır.
Her bir vaka veya şirket için geçerli olabilecek tek bir standart yoktur. Bazı şirketler “Sıfır hediye” politikasında ısrar etmeyi daha kolay bulurken bazıları da iyi çizilmiş sınırlar dahilinde hediyelerin alınmasını/verilmesini tercih edebilir. Konu yine sizin risk tanımınıza ve ülkenizde neyin hoş görüldüğüne dayanmaktadır. Fakat bir ABD şirketinin tedarik zincirinin bir parçasıysanız bu şirketin bu konudaki aşırı hassasiyetinin farkında olmalısınız. Onların kılavuzlarını dikkate alın!
Bu tanımlar bir defa oluşturulduktan sonra, çalışanınızın şüpheli bir hediye vermek veya almak istemesi durumunda ne yapması gerektiğini politikanıza dahil edin.
Olağan yaklaşım çalışanın doğrudan yöneticisinden onay almasıdır. Bu süreç normalde yazılı olarak belgelendirilir.
Sizden veya müdürlerinizden şüpheli bir hediyeyi onaylaması istendiğinde, aşağıdaki soruları sorun:
- Hediyenin müşterinizin veya iş ortağınızın nesnelliğini etkilemesi olası mı?
- Hediye şirketinizde şüpheli değil de uygun olmasıyla bir teamül oluşturacak mı?
- Hediye şirket dışındakilerce rüşvete bir alternatif olarak görülecek mi?
Bu sorulardan herhangi birine yanıtınız “EVET” ise dikkatli olun!